Ajouter un utilisateur sur la plateforme NetExplorer

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Pour ajouter un utilisateur:

  • Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
    Ajouter un utilisateur
  • Dans la rubrique Administration, onglet Utilisateurs, sélectionnez Ajouter un utilisateurV7.png
  • Renseignez l'adresse mail du nouvel utilisateur (s'il y a plusieurs emails, la virgule est le caractère séparateur). Automatiquement, les autres champs (identifiant, prénom, nom, organisation) vont se pré-remplir.
  • Contrôlez les informations pré-renseignées et réecrivez-les au besoin.
  • Cliquez sur SauvegarderV7.png

Vous venez de créer votre utilisateur.


La case Envoyer à l'utilisateur un lien de création de mot de passe est cochée par défaut: la plateforme va ainsi envoyer un mail au nouvel utilisateur pour lui indiquer qu'un compte vient de lui être crée et qu'il est invité à choisir un mot de passe pour sécuriser son accès.

Dans le champ Organisation, la plateforme considère que le nom apposé derrière l'arobase dans l'adresse mail est le nom de la société. Ainsi quand elle remplit le champ Organisation elle va créer le groupe à ce nom et insérer l'utilisateur à l'intérieur. Il est possible de désactiver cette fonctionnalité depuis la Configuration, onglet Général, option organizations_groups.

En cochant Interdire à l'utilisateur de modifier son compte, l'utilisateur ne pourra pas changer ses informations de connexion. Seul l'administrateur de la plateforme pourra modifier les informations d'accès.


Utilisateur externe

Un nouveau statut d’utilisateur est apparu sur votre plateforme.
Il se nomme utilisateur externe.
Ce statut va permettre de donner un accès limité aux dossiers, sur votre plateforme, à des utilisateurs désignés.
Cet accès ne permet donc pas d’utiliser les outils intégrés à votre plateforme, comme OfficeOnline, les différents partagent accessibles (lien de dépôt, lien de partage…) ainsi que les flux de travaux (validation de document, signature numérique).
L’utilisateur dépendant de ce statut ne pourra pas non plus être membre d’un groupe.

Votre utilisateur externe


Ce statut va simplifier la gestion de votre plateforme, au niveau :

  • Sécurité : la restriction des accès à ces utilisateurs vous permet de limiter tout transfert de données, via la plateforme et par là même, d’éviter toute fuite de document.
  • Organisationnel : la console d’administration vous permet de retrouver aisément les utilisateurs externes.



Comment allez-vous gérer ce statut ?
Avec la nouvelle interface de création d'utilisateur, vous choisissez directement le rôle de celui-ci lors de la création, comme le montre l'image ci-dessus.
Il vous suffit alors de spécifier votre nouvel utilisateur comme "Utilisateur externe"
Vous pourrez d'ailleurs gérer les OPTIONS AVANCEES de celui-ci comme pour n'importe quel autre utilisateur.

Le domaine de l'organisation, que vous pourrez paramétrer en cliquant, dans la partie ADMINISTRATION de votre plateforme, puis sur Configuration et enfin onglet GENERAL, vous permet d'automatiser le tri entre vos utilisateurs et vos utilisateurs externes (notamment quand il s'agit d'invités).
NB : Si vous laissez cette liste vide, par défaut ,toute personne inscrite sera considéré comme "Utilisateur" et non "Utilisateur externe".
Domaine orga.png

Conseil

Vous avez besoin de plus d'utilisateurs externes ?
Optez simplement pour l'offre NetExplorer Pro ou NetExplorer Entreprise, qui vous permettent, toutes les 2, de créer autant d'utilisateurs externes que vous le souhaitez, sans limitation.

Choisissez l'offre la plus en vogue chez NetExplorer


Les options avancées vous permettent pour cet utilisateur:

  • de renseigner son numéro de téléphone,
  • de définir son quota de stockage autorisé,
  • d'activer le compte de l'utilisateur ou le désactiver (si par exemple le collaborateur part en congé, l'administrateur peut suspendre l'accès du compte),
  • de choisir la langue de la plateforme pour cet utilisateur (français, anglais, espagnol, portugais ou chinois),
  • de renseigner une date limite de la validité du compte (si par exemple un collaborateur est embauché en CDD, vous pouvez ici renseigner la date de fin du CDD pour rendre obsolète le compte après la date de fin de contrat).

Remarques

En tant que délégué, dès que vous créez un utilisateur, il se place directement dans votre groupe.

Si vous êtes délégué de plusieurs groupes, alors le nouvel utilisateur se placera dans tous les groupes où vous êtes délégué.

Ainsi, lorsque vous créez un utilisateur en tant que délégué, vérifiez sur la fiche de votre utilisateur, onglet Membre de, que votre utilisateur apparait dans le groupe adéquat. Si cet utilisateur n'a pas à apparaitre dans tous les groupes, alors cliquez sur le nom du groupe pour le faire disparaitre puis faites SauvegarderV7.png