Catégorie:Administration

Retrouvez ici l'aide pour les administrateurs des plateformes NetExplorer.

Ajout/Suppression/Modification

Ajouter un utilisateur sur la plateforme NetExplorer

Pour ajouter un utilisateur:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Administration, onglet Utilisateurs, sélectionnez
• Renseignez l'adresse mail du nouvel utilisateur. Automatiquement, les autres champs (identifiant, prénom, nom, organisation) vont se pré-remplir.
• Contrôlez les informations pré-renseignées et réecrivez-les au besoin.
  
• Cliquez sur

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Ajouter un groupe sur la plateforme NetExplorer

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Administration.
• Dans l'onglet Groupes, sélectionnez .
• Spécifiez le nom du groupe de votre choix,
• Pour ajouter des membres, cliquez sur
• Sélectionnez les membres qui vont faire partie du groupe via le bouton .
• Cliquez sur Choisir. Vos utilisateurs s'ajoutent.
• Cliquez sur .

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Ajouter un utilisateur dans un groupe

Une fois votre utilisateur crée, il faut:

• Depuis votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Gestion de la plateforme, onglet Utilisateurs, repérez votre utilisateur et cliquez sur pour entrer en modification sur la fiche.

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Suppression de dossiers/fichiers par erreur

A/ Consulter l'historique de votre plateforme avec les évènements

• Dans la rubrique Gestion de la plateforme, onglet EVENEMENTS, cliquez sur
• Sélectionnez le filtre Mots-clés, notez votre mot clé après la mention "contient"
• Ajoutez le filtre Action et choisissez Suppression.

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Supprimer un utilisateur sur la plateforme NetExplorer

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Gestion de la plateforme.
• Dans l'onglet UTILISATEURS, la liste de vos utilisateurs apparait.
• Repérez votre utilisateur et tout à droite cliquez sur

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Modifier un utilisateur

Pour cela:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la Gestion de la plateforme, au niveau de l'onglet UTILISATEURS repérez votre utilisateur,
• Cliquez sur dans la colonne ACTIONS pour ouvrir la fiche de l'utilisateur en modification.

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Modifier un utilisateur ou un groupe d'un annuaire synchronisé

• Les informations des utilisateurs sont modifiables uniquement depuis votre annuaire.
• En revanche vous pouvez accéder à la fiche d'un groupe créer sur la plateforme et ajouter/modifier/supprimer des utilisateurs d'un annuaire synchronisé.

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Options de connexion

Vous pouvez paramétrer les options de connexion d'utilisateurs déjà créés mais aussi de les définir par défaut.
Sur un utilisateur crée, il faut:

• Depuis votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Gestion de la plateforme, onglet Utilisateurs, repérez votre utilisateur et cliquez sur pour entrer en modification sur la fiche.

Pour les Options de connexion par défaut, il faut:

• Depuis votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Configuration, onglet SECURITE, cliquez sur le bouton .

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Restaurer un fichier ou un dossier

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• En haut de la partie gauche, sous votre profil, cliquez sur
• En haut à droite de votre écran, cliquez sur pour accéder aux corbeilles de vos utilisateurs.

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Version d'un fichier

Un fichier contient plusieurs versions, plusieurs choix s'offrent à vous:

• restaurer une ancienne version
• aperçu d'une version
• télécharger une version
• supprimer une version

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Les formats de fichiers lisibles depuis votre plateforme NetExplorer

Vous trouverez ci-dessous les extensions que vous pouvez lire sur votre plateforme via clic-droit Aperçu:

1. Vidéo: .mp4 .m4v .f4v .mov .flv .webm .ogv
   
2. Audio: .acc .m4a .f4a .mp3 .ogg .oga .wav .wave

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Les caractères spéciaux et NetExplorer

Afin d'uniformiser vos données et par souci de compatibilité entre les systèmes d'exploitations, nous adoptons des règles de nommage basées sur celles de Windows.
Voici quelques règles à respecter:
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La coédition de vos fichiers en ligne

Vous souhaitez modifier des documents à plusieurs grâce à l’édition simultanée.

• Si vous disposez d'une licence Office 365 suffisante, vous pourrez accéder à des fonctionnalités supplémentaires pour faciliter le travail collaboratif grâce à Microsoft Online.
  

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• Vous n'avez pas la licence, NetExplorer inclut un nouveau système de modification et de coédition de fichiers en ligne.

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Dossiers

Les Espaces

Dans la colonne de gauche, vous trouverez la zone dédiée aux répertoires sous DOCUMENTS, elle a été segmentée entre 3 espaces:

• L’« Espace privé », si activé par l'administrateur. Cette zone privative est propre à l'utilisateur connecté. Chaque utilisateur dispose d'un espace privé personnel qui lui est dédié. Les documents et dossiers qui y sont contenus restent confidentiels et non accessibles par les administrateurs afin d'être en accord avec le RGPD.
• L’« Espace entreprise », zone de partage contrôlée par les administrateurs, avec par défaut un dossier "Commun" accessible à tous les utilisateurs de la plateforme.
• L'espace « Partagés avec vous » qui apparaît lorsque l'utilisateur a été invité dans des dossiers ou que les droits ont été mis sur l'utilisateur et non via un groupe auquel il appartient.

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Droits

Droits par défaut

• Quand vous créez un nouveau dossier, il hérite des droits de son dossier parent.
  
• Quand vous copiez ou déplacez un dossier, cela dépend d'une option dans la configuration de la plateforme.
  
  • preserve_rights_on_copy
  • preserve_rights_on_move

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Gestion des droits

Pour octroyer des droits sur un dossier:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, repérez votre dossier.
• Faites un clic droit sur le dossier concerné et sélectionnez Détails.
• A droite de votre écran s'affiche la timeline de votre dossier, repérez le nom de votre dossier et cliquez sur le symbole pour accéder aux options en vue administrateurs.
• Sélectionnez Gérer les droits d'accès.

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Affichage

Sur la plateforme, vous avez une différence entre le nombre de fichiers associés à un dossier et le nombre de fichiers affichés dans la liste.
Nous comptabilisons les fichiers et leurs versions.
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Purge automatique

Vous souhaitez mettre en place un dossier dont le contenu sera automatiquement supprimé au bout d'un certain nombre de jours d'existence.
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Délégation

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, sélectionnez la rubrique Gestion de la plateforme.
• Dans l'onglet GROUPES, repérez votre groupe et cliquez sur le bouton .
• Dans l'onglet DELEGUES, vous retrouverez la liste des délégués du dossier.
• Pour ajouter un délégué, cliquez sur Ajouter un délégué

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Activité/Historique de la plateforme

Le Tableau de Bord

La rubrique accessible sous l'avatar, permet de gérer facilement votre activité sur votre plateforme NetExplorer.
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Les EVENEMENTS

En tant qu'administrateur, vous pouvez à tout moment consulter l'historique de votre plateforme via la rubrique Evènements.

• Rendez-vous sur votre plateforme, rubrique Gestion de la plateforme, sélectionnez l'onglet EVENEMENTS.
• Vous accédez à l'historique de la plateforme. Ainsi, vous pouvez parcourir les derniers évènements.

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EXPORT de données

vous pouvez exporter en fichier CSV

• les utilisateurs de la plateforme
• les logs d'après le filtre effectué

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Configuration de la plateforme

Personnaliser votre plateforme

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Configuration, onglet GENERAL, repérez la première option Thème visuel.
• Cliquez sur

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Paramétrer la langue de votre plateforme

En tant qu'administrateur vous avez la possibilité de personnaliser la langue de votre plateforme. Pour cela:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Configuration, onglet Général, repérez l'option defaut_language.

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Gestion des verrous

En tant qu'administrateur vous allez pouvoir gérer le verrouillage des fichiers:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Configuration.
• Dans l'onglet Fonctionnalités, vous pouvez activer/désactiver les options:
  • lock: active le verrouillage en écriture.
  • lock_read: active le verrouillage en écriture et en lecture.

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Le plugin Outlook

Vous pouvez autoriser ou non l'installation du 'plug-in NetExplorer for Outlook', dans les options de connexion par défaut ou par utilisateur.
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Consulter l'espace disque et les utilisateurs actifs

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans Gestion de la plateforme, sélectionnez l'onglet Système.

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Configurer votre plateforme avec votre annuaire ou votre méthode d'authentification

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Configuration, sélectionnez l'onglet COMPTES & AUTHENTIFICATION.
• Cliquez sur .
  

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Activer le scan anti-virus à l'upload de fichiers

Afin de protéger vos données, une analyse anti-virus est désormais paramétrable lorsque vous ajoutez un fichier ou un dossier sur votre plateforme. Pour activer cette fonctionnalité:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Administration, sélectionnez Configuration puis l'onglet Sécurité.
• Activez l'option virscan

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Autoriser l'accès au Support Technique NetExplorer

Afin de permettre au support technique de NetExplorer d'accéder à votre plateforme, il faut activer un paramètre:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Administration, sélectionnez Configuration puis l'onglet Général.
• Activez l'option Support_access
• Cliquez sur .

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Activer les flux de travaux

L'administrateur de la plateforme active cette fonctionnalité à des groupes de travail et leur définit le type de flux de travail autorisé:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Dans la rubrique Configuration, sélectionnez l'onglet Fonctionnalités, option Flux de travail.
• Cliquez sur

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Mails/Notifications

Gérer les alertes mails d'un dossier

Pour configurer les notifications:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, repérez votre dossier.
• Faites un clic-droit dessus et sélectionnez Détails.

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Contenus des mails de notification

Pour consulter le contenu des mails qui ont été envoyés automatiquement:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, sélectionnez la rubrique Gestion de la plateforme.
• Dans la rubrique Evènements, sélectionnez le bouton .
• Choisissez le champ Type d'objet et sélectionnez Email.

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Modifier les mails types

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Administration,
• Dans le menu Configuration, onglet Emails, vous accédez à la liste des mails types utilisés par votre plateforme.

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Régler la fréquence des notifications

Pour éviter que les collaborateurs soient assaillis de notifications, vous pouvez régler leurs fréquences.

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, dans la rubrique Administration, sélectionnez Gestion de la plateforme.
• Dans l'onglet Emails, repérez la ligne time_email.
• L'option time_email permet de fixer le temps en minutes entre l'envoi des mails.

Par exemple, si vous voulez avoir 1 seul mail de notification/jour alors inscrivez 1440. Ce mail récapitulera une fois par jour l'ensemble des actions qui ont eu lieu sur vos dossiers et documents.

Expéditeur par défaut des notifications

L'expéditeur par défaut est web@netexplorer-mailer.com
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Corbeilles

Consulter les corbeilles des utilisateurs

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Cliquez sur la rubrique accessible en bas de la LIBRAIRIE.
• Vous accédez à votre propre corbeille.
• En haut à droite de la plateforme cliquez sur

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Gérer la purge automatique des corbeilles

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,rubrique Configuration.
• Dans l'onglet Général, repérez les options:
  • delete_trash: permet d'activer la purge automatique. Par défaut cette option est activée.
  • delete_trash_days: pour régler la fréquence de la purge en jours. Par défaut cette option est paramétré à 30 jours.
• Modifiez la ou les options,
• Cliquez sur .

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Les favoris

La rubrique FAVORIS positionnée au dessus de la LIBRAIRIE vous permet d'épingler des dossiers pour y accéder plus rapidement.
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La plateforme NetExplorer et votre NAS Synology

Pour que votre NAS soit connecté avec votre plateforme NetExplorer, il faut installer l'application Cloud Sync...
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La plateforme NetExplorer et votre imprimante WebDav

Si vous avez une imprimante, il est possible de la relier à votre plateforme NetExplorer.
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Messages d'erreurs

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Archivage/Désarchivage

Archivage

Pour ajouter un fichier ou un dossier dans l'archive:

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
• Repérez votre dossier, faites un clic droit dessus et sélectionnez Archiver.

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Désarchivage

Pour désarchiver un fichier ou un dossier:

• Rendez-vous dans la rubrique Archive sur votre plateforme.
• Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier et sélectionnez Désarchiver.
• Indiquez dans quel dossier vous souhaitez désarchiver votre fichier ou dossier et cliquez sur Désarchiver.

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Supprimer une archive

Pour supprimer un fichier ou un dossier:

• Rendez-vous dans la rubrique Archive sur votre plateforme.
• Faites un clic droit sur le fichier ou le dossier et sélectionnez Supprimer.
• Pour sécuriser et confirmer la suppression, une fenêtre s'ouvre et vous demande de saisir un code. Saisissez-le.

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Les compatibilités

Le plugin Microsoft Office

Le plugin Microsoft Office, vous permet l'édition de documents sur votre plateforme NetExplorer. Il s'installe automatiquement lorsque vous installez la suite Microsoft Office (version 2010 et supérieures) sur votre poste. ➔ Accéder à la fiche complète

Java et la plateforme

Cet article concerne uniquement les clients qui n'ont pas encore migré sur la V7 et qui utilisent encore Java avec NE6.
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Les navigateurs Internet et la plateforme NetExplorer

Vous trouverez ci-dessous un tableau récapitulatif pour savoir si les fonctions de la plateforme sont supportées par votre navigateur:
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