Gérer les alertes mails d'un dossier

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Pour chaque dossier vous allez pouvoir configurer les alertes mails pour prévenir les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs des modifications effectuées.

Pour qu'un utilisateur puisse être notifié, il doit avoir au minimum un droit de lecture sur le dossier.

Comment gérer les alertes mails sur un dossier en tant qu'administrateur?

Pour configurer les notifications en tant qu'administrateur:

  • Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, repérez votre dossier.
  • Faites un clic-droit dessus et sélectionnez Détails.
  • A droite de votre écran s'affiche la timeline de votre dossier, repérez le nom de votre dossier et cliquez sur le symbole Roue crantée.png pour accéder aux options en vue administrateurs.
  • Sélectionnez Gérer les alertes.
  • Cliquez sur le bouton +AjouterV7.png
  • Repérez votre utilisateur, cliquez sur Sélection utilisateurV7.png puis faites Choisir
  • Cliquez sur SauvegarderV7.png pour confirmer vos modifications.

➔ Votre alerte mail est en place. Dès que de nouveaux fichiers seront déposés ou que des fichiers existants seront modifiés, une notification automatique sera envoyé à votre utilisateur.

S'abonner à des notifications

Les utilisateurs peuvent aussi s'abonner à des notifications sans avoir à vous solliciter. Pour cela, ils doivent:

  • Repérer le dossier qui les intéresse.
  • Faire un clic-droit dessus et sélectionner Détails.
  • Dans l'encart à droite de l'écran, onglet ACTIVITE, en cliquant sur Me notifier, ils s'abonnent aux notifications du dossier.

De la même façon ils pourront enlever cet abonnement en venant recliquer sur Me notifier.

Remarques

  • Lorsque l'email est envoyé à un groupe, il est envoyé à tous les membres du groupe. Si un utilisateur possède plusieurs adresses emails enregistrées, l'alerte sera envoyée à chaque adresse.
  • Lorsqu'un utilisateur dépose un document il faut savoir que l'expédition de l'alerte mail n'est pas instantanée.

Il y a un temps de traitement qui varie de 15 à 40 mn couplé avec la durée paramétrée sur votre plateforme sur l'option time_email (Configuration/Email).

  • La mise en place d'une alerte mail n'est pas rétroactive. Elle sera valable pour les dépôt de nouveaux fichiers.
  • Si un utilisateur veut être averti de ses propres dépôts de document, il faut qu'il fasse parti d'un groupe abonné. Cela ne fonctionne pas si l'alerte est mise juste sur son nom d'utilisateur.