Gestion des verrous

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Le système de verrouillage va permettre de verrouiller les documents qui sont ouverts par un utilisateur pour éviter que les autres utilisateurs travaillent en même temps sur les fichiers et qu'ils multiplient les copies en conflits.

La gestion des verrous sur la plateforme NetExplorer

En tant qu'administrateur vous allez pouvoir gérer le verrouillage des fichiers:

  • en écriture: les autres utilisateurs peuvent consulter le document mais ne peuvent pas le modifier.
  • en écriture et en lecture: les autres utilisateurs ne peuvent ni consulter ni modifier le fichier.
  • Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer, rubrique Configuration.
  • Dans l'onglet Fonctionnalités, vous pouvez activer/désactiver les options:
    • lock: active le verrouillage en écriture.
    • lock_read: active le verrouillage en écriture et en lecture.

La gestion des verrous par NetSync

L'application NetSync va verrouiller et déverrouiller uniquement des documents Office (qui utilisent des extensions récentes de la suite Office).
Dès qu'un utilisateur ouvre un fichier Office depuis un dossier synchronisé, NetSync le verrouille. Ainsi, il empêche toute modification sur le fichier par les autres collaborateurs.
Lorsque l'utilisateur ne travaille plus sur le fichier, ce dernier est automatiquement déverrouillé par NetSync.

Lorsque vous ouvrez un fichier Office, Office va ouvrir au même emplacement un fichier temporaire qui commence par "~$" (comme l'exemple ci-dessous où le document NetExplorer grille tarifaire.xlsx a été ouvert via NetSync)
Exemple fichier temporaire.png

En fonction de l'extension de ce fichier temporaire, NetSync va verrouiller votre document.

Voici la liste des extensions avec lesquelles NetSync va verrouiller votre fichier:

.docm .docx .xlsb .xlsm .xlsx .pptx 

Si vous avez un fichier qui comporte une autre extension (comme le .xls ou le .odt par exemple), alors il ne sera pas verrouillé automatiquement par NetSync.

En principe, l'ouverture des fichiers temporaires est transparente pour les utilisateurs. Pour les faire apparaitre (comme dans l'exemple ci-dessus), il vous suffit d'opérer le réglage suivant:

  • Depuis une fenêtre de votre Explorateur Windows,
  • Recherchez la rubrique Affichage
  • Sélectionnez Options puis Modifier les options des dossiers et de recherche.
  • Dans l'onglet Affichage:
    • Cochez l'option Afficher les fichiers, dossiers et lecteurs cachés.
    • Décochez l'option Masquer les fichiers protégés du système d'exploitation.

Verrouiller ou déverrouiller des fichiers lors de travaux Hors connexion

Lorsque vos utilisateurs travaillent en mode hors-ligne (sans connexion Internet), alors il est recommandé qu'ils verrouillent/déverrouillent manuellement les fichiers.

  • Pour verrouiller un document: clic-droit puis sélectionnez Verrouiller.
  • Pour déverrouiller un document: clic-droit puis sélectionnez Déverrouiller.

Un collaborateur peut ainsi avant un déplacement, verrouiller des fichiers. Travailler dessus lorsqu'il n'a pas accès à Internet. Dès qu'une connexion sera retrouvée, les fichiers seront mis à jour et il pourra les déverrouiller.
Ce comportement permettra d'éviter la création de conflits.

Enlever un verrou sur un fichier

Seuls les administrateurs ont la possibilité de supprimer le verrou mis sur un fichier par un autre utilisateur, si par exemple ce dernier a oublié de le faire. Pour cela:

  • Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
  • Repérez votre fichier, faites un clic-droit dessus et sélectionnez Déverrouiller (ou bien cliquez sur le cadenas pour le faire disparaître).

Remarques

  • Quand un utilisateur ouvre un fichier, il est verrouillé par NetSync. Lorsqu'un autre collaborateur va ouvrir ce fichier, il va avoir cette icône Fichier verrouillé par un autre user.png lui indiquant qu'un autre utilisateur a verrouillé le fichier et il ne pourra ouvrir le fichier qu'en Lecture seule.
  • Lors de l'impression d'un fichier, ce dernier se verrouille automatiquement pour les autres utilisateurs quelles que soient leurs méthodes d'accès. Le fichier est déverrouillé une fois l'opération achevée.
  • Si vous utilisez beaucoup de fichiers .xls, nous vous recommandons d'utiliser NetExplorer Drive. Ce dernier verrouille aussi bien les .xls et les .xlsx.