Les copies en conflits

De NetExplorer - Base de connaissance
Aller à : navigation, rechercher

Le principe du conflit est simple: deux utilisateurs travaillent en même temps sur un même fichier.
Pour conserver les 2 versions et ne pas perdre de données une version en conflit se génère.

Les conflits avec NetSync

Quand un utilisateur ouvre un fichier Office, il est verrouillé par NetSync.
Lorsqu'un autre collaborateur va ouvrir ce fichier il ne pourra le faire qu'en Lecture seule.

Si un utilisateur NetSync modifie un fichier et qu'un autre utilisateur fait une modification sur la plateforme sur ce même document, alors quand l'utilisateur NetSync va enregistrer le fichier il va générer un conflit.

Quand vous avez des conflits, la version renommée en conflit est la version qui est générée sur le poste local du NetSync. L'autre version du document est celle qui est sur la plateforme. Cela nous permet de minimiser les transferts si les documents sont volumineux.

Un fichier conflit permet de ne pas perdre de données lors des enregistrements. Cependant, il est préférable de les gérer rapidement afin de conserver toujours une seule version de votre fichier pour éviter que les utilisateurs s'habituent à travailler sur des versions en conflit.

Dans le cas des documents Excel, le fonctionnement de Microsoft Office fait que la simple ouverture d'un document entraînera une modification. C'est pourquoi il convient d’être très prudent sur le verrouillage de ces documents ou leur utilisation hors connexion.

Mode hors connexion (pas de connexion Internet)

Si des utilisateurs qui ont NetSync travaillent souvent hors connexion, alors dès lors que NetSync va retrouver une connexion Internet cela peut être source de conflits. En effet si un NetSync a un fichier qui n'est pas similaire à celui stocké sur la plateforme qui lui même est verrouillé par un autre utilisateur, alors il va générer un conflit.

La bonne pratique pour travailler en mode hors connexion:

Lorsque vos utilisateurs travaillent en mode hors-ligne (sans connexion Internet), alors il est recommandé qu'ils verrouillent/déverrouillent manuellement les fichiers.
  • Pour verrouiller un document: clic droit puis sélectionnez Verrouiller.
  • Pour déverrouiller un document: clic droit puis sélectionnez Déverrouiller.

Un collaborateur peut ainsi avant un déplacement, verrouiller des fichiers. Travailler dessus lorsqu'il n'a pas accès à Internet. Dès qu'une connexion sera retrouvée, les fichiers seront mis à jour et il pourra les déverrouiller.

NetSync en pré-synchronisation

Pendant la phase de pré-synchronisation, il est conseillé aux utilisateurs de ne pas modifier localement leurs fichiers. En effet cela peut entraîner la création de conflits.
La bonne pratique avec un NetSync en pré-synchronisation:

Attendre que NetSync passe à la phase A jour.

NetSync installé sur un serveur

Si votre NetSync est installé sur votre serveur et qu'il est en phase de pré-synchronisation, cette phase multiplie vos chances de création de conflits.

La bonne pratique avec un NetSync installé en mode service sur votre serveur:

Pendant que NetSync est en pré-synchronisation sur votre serveur, il est conseillé d'avertir vos utilisateurs de ne pas modifier leurs fichiers localement.


De façon générale, on peut conseiller d'installer NetSync sur un serveur pour faire de la sauvegarde. Si en plus de la sauvegarde, vos utilisateurs veulent travailler sur les documents: c'est une source de conflits (si le NetSync du serveur est en pré-synchro et que les utilisateurs travaillent sur les docs: cela va générer des conflits,...).
Dans ce cas de figure, il semble approprié de conserver NetSync sur le serveur de façon à avoir un back up et de mettre en place un accès WebDav sur les postes utilisateurs. L'accès WebDav ne génère pas de conflits. C'est un lecteur réseau qui se monte facilement via notre assistant NetExplorerDrive. Vous trouverez sur ce lien la notice pour le mettre en place.

La gestion des conflits

Lorsque vous avez des conflits qui apparaissent il convient de les ouvrir, de les comparer et de supprimer la version qui n'est pas la bonne pour à la fin conserver une seule version.

Remarques

  • L'ouverture et la fermeture de documents avec les anciens formats Office (.doc ou .xls) peuvent faire l'objet de conflits.

Sur ces vieux formats, Excel et Word changent la date interne du document à l’ouverture/fermeture ce qui le modifie, même si l’utilisateur ne change pas la moindre ligne ! Il faut absolument les bannir. De ce fait nous vous conseillons de convertir tous les fichiers xls en xlsx et doc en docx. Il existe sur Internet des outils pour faire des conversions automatiques en masse.

  • Enfin, les changements fréquents de droits imposent des calculs à NetSync, ce qui bloque pendant ce temps les transferts et la synchronisation en temps réel, et donc augmente le risque de conflits.

Il convient d'éviter au maximum de changer les droits sur les dossiers. En temps normal, ils ne doivent pas changer plus d’une fois par semaine. Dans le cas contraire, il est peut être intéressant de repenser l’arborescence pour éviter d’avoir à modifier constamment les droits d’accès.