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Ajouter et gérer des utilisateurs sur la plateforme NetExplorer - Base de connaissances / Plateforme Web NetExplorer / Configuration et suivi administrateur - Support NetExplorer

Ajouter et gérer des utilisateurs sur la plateforme NetExplorer

Créer un utilisateur :

  • Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
  • Dans la rubrique Administration, onglet Utilisateurs, sélectionnez  
  • Renseignez l'adresse mail du nouvel utilisateur (s'il y a plusieurs emails, la virgule est le caractère séparateur). Automatiquement, les autres champs (identifiant, prénom, nom, organisation) vont se préremplir.
  • Contrôlez les informations pré-renseignées et réécrivez-les au besoin.
  • Sélectionnez, sur la droite de la fenêtre, le type d'utilisateur à créer (Administrateur, Utilisateur, Utilisateur externe)
  • Cliquez sur

Vous venez de créer votre utilisateur.

La case Envoyer à l'utilisateur un lien de création de mot de passe est cochée par défaut: la plateforme va ainsi envoyer un mail au nouvel utilisateur pour lui indiquer qu'un compte vient de lui être créé et qu'il est invité à choisir un mot de passe pour sécuriser son accès.

Dans le champ Organisation, la plateforme considère que le nom apposé derrière l'arobase dans l'adresse mail est le nom de la société.

 

Remarques


Les options avancées vous permettent pour tout utilisateur

  • de renseigner son numéro de téléphone,
  • de définir son quota de stockage autorisé,
  • de choisir la langue de la plateforme pour cet utilisateur (français, anglais, espagnol, portugais ou chinois),
  • de renseigner une date limite de la validité du compte (si par exemple un collaborateur est embauché en CDD, vous pouvez ici renseigner la date de fin du CDD pour rendre obsolète le compte après la date de fin de contrat).
  • D'interdire à l'utilisateur de modifier son compte, l'utilisateur ne pourra pas changer ses informations de connexion. Seul l'administrateur de la plateforme pourra modifier les informations d'accès.

 

Utilisateur externe

Un nouveau statut d’utilisateur est apparu sur votre plateforme.
Il se nomme utilisateur externe.
Ce statut va permettre de donner un accès limité aux dossiers, sur votre plateforme, à des utilisateurs désignés.


Cet utilisateur externe ne peut donc pas :

- utiliser les outils intégrés à votre plateforme, comme OfficeOnline, 

- réaliser des partages (lien de dépôt, lien de partage et invitations à collaborer…) 

- lancer des flux de travaux (validation de document, signature numérique ou eIdas).

- posséder un espace privé.


Ce statut va simplifier la gestion de votre plateforme, au niveau :

  • Sécurité : la restriction des accès à ces utilisateurs vous permet de limiter tout transfert de données, via la plateforme et par là même, d’éviter toute fuite de document.
  • Organisationnel : la console d’administration vous permet de retrouver aisément les utilisateurs externes.

Comment allez-vous gérer ce statut ?

Avec la nouvelle interface de création d'utilisateur, vous choisissez directement le rôle de celui-ci lors de la création, comme le montre l'image ci-dessus.
Il vous suffit alors de spécifier votre nouvel utilisateur comme "Utilisateur externe"
Vous pourrez d'ailleurs gérer les OPTIONS AVANCEES de celui-ci comme pour n'importe quel autre utilisateur.

 

Domaine de l'organisation

Le domaine de l'organisation, que vous pourrez paramétrer en cliquant, dans la partie ADMINISTRATION de votre plateforme, puis sur Configuration et enfin onglet GENERAL, vous permet d'automatiser le tri entre vos utilisateurs et vos utilisateurs externes (notamment quand il s'agit d'invités). Ainsi, tout utilisateur invité à collaborer et dont l'adresse mail ne fait pas partie du domaine se verra automatiquement attribué le rôle "utilisateur externe".

 

Remarques 


Si vous laissez cette liste vide, par défaut ,toute personne inscrite sera considéré comme "Utilisateur" et non "Utilisateur externe".

 

Conseil

Vous avez besoin de plus d'utilisateurs externes ?
Optez simplement pour l'offre NetExplorer Pro ou NetExplorer Entreprise, qui vous permettent, toutes les 2, de créer des d'utilisateurs externes sans limitation.

 

Faites évoluer votre offre NetExplorer

 

 

Remarques


Lors de la création d'un utilisateur, par un délégué, celui-ci se place directement dans le groupe du délégué.
Si le délégué gère plusieurs groupes, alors le nouvel utilisateur se placera dans tous les groupes.
Ainsi, lorsque vous créez un utilisateur en tant que délégué, vérifiez sur la fiche de votre utilisateur, onglet Membre de, que votre utilisateur apparait dans le groupe adéquat. Si cet utilisateur n'a pas à apparaitre dans tous les groupes, alors cliquez sur le nom du groupe pour le faire disparaitre puis faites