Créer et gérer des utilisateurs

Onglet Général

• Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,

• Dans la rubrique Administration, onglet Utilisateurs, sélectionnez 

• Renseignez l'adresse mail du nouvel utilisateur (s'il y a plusieurs emails, la virgule est le caractère séparateur). Automatiquement, les autres champs (identifiant, prénom, nom, organisation) vont se préremplir.

• Contrôlez les informations pré-renseignées et réécrivez-les au besoin.

• Sélectionnez, sur la droite de la fenêtre, le type d'utilisateur à créer (Administrateur, Manager, Utilisateur, Utilisateur externe)

• Cliquez sur

➔ Vous venez de créer votre utilisateur.

La case Envoyer à l'utilisateur un lien de création de mot de passe est cochée par défaut: la plateforme va ainsi envoyer un mail au nouvel utilisateur pour lui indiquer qu'un compte vient de lui être créé et qu'il est invité à choisir un mot de passe pour sécuriser son accès.

Onglet “Membre de”

Dans cet onglet vous pourrez voir les groupes importés depuis un annuaire ou une méthode d’authentification (Azure, SAML 2.0, Office 365...)

Onglets “Politique d’accès”

Vous pourrez ici gérer toute la politique d’accès d’un utilisateur :

• Utilisation des connecteurs

• Jours et horaires de connexion autorisés

• Restriction sur adresse IP

• Paramètres de double authentification

Onglet “Sécurité”

Si une double authentification est en place sur ce profil, vous pourrez la retrouver ici, et en cas de besoin (perte de téléphone par exemple) vous pourrez la supprimer en cliquant sur le bouton rouge, comme illustré dans l’image ci-dessous, et cliquer sur le bouton

Remarques

Les options avancées vous permettent pour tout utilisateur

• de renseigner son numéro de téléphone,

• de définir son quota de stockage autorisé,

• de choisir la langue de la plateforme pour cet utilisateur (français, anglais, espagnol, portugais ou chinois),

• de renseigner une date limite de la validité du compte (si par exemple un collaborateur est embauché en CDD, vous pouvez ici renseigner la date de fin du CDD pour rendre obsolète le compte après la date de fin de contrat).

• D'interdire à l'utilisateur de modifier son compte, l'utilisateur ne pourra pas changer ses informations de connexion. Seul l'administrateur de la plateforme pourra modifier les informations d'accès.

Les différents rôles possibles

L’administrateur

Il accède à toutes les fonctionnalités

Le manager

Le manager a la possibilité de gérer la création et l'administration des utilisateurs, mais n'a pas accès aux éléments de configuration de la plateforme, qui reste la prérogative des administrateurs 

Il voit donc uniquement la partie Gestion/Utilisateurs, comme dans l’image ci-dessous.

Ce rôle n'est disponible que pour certaines offres, en cas de doute vous pouvez vous renseigner auprès du service commercial au 05 61 61 20 10 ou par mail à l’adresse contact@netexplorer.fr

L’utilisateur

Il accède aux fonctionnalités qui lui ont été attribuées par un administrateur ou un manager.

L’utilisateur externe

Ce statut va permettre de donner un accès limité à des utilisateurs désignés tout en conservant un haut niveau de traçabilité.

Cet utilisateur externe ne peut donc pas réaliser des partages (lien de dépôt, lien de partage et invitations à collaborer…) mais toutes ses actions seront tracées dans l’interface de gestion des événements.

Comment allez-vous gérer ce statut ?

Avec la nouvelle interface de création d'utilisateur, vous choisissez directement le rôle de celui-ci lors de la création, comme le montre l'image ci-dessus.

Il vous suffit alors de spécifier votre nouvel utilisateur comme "Utilisateur externe"

Vous pourrez d'ailleurs gérer les OPTIONS AVANCEES de celui-ci comme pour n'importe quel autre utilisateur.

Domaine de l'organisation

Le domaine de l'organisation, que vous pourrez paramétrer en cliquant, dans la partie ADMINISTRATION de votre plateforme, puis sur Configuration et enfin onglet GENERAL, vous permet d'automatiser le tri entre vos utilisateurs et vos utilisateurs externes (notamment quand il s'agit d'invités).

Ainsi, tout utilisateur invité à collaborer et dont l'adresse mail ne fait pas partie du domaine se verra automatiquement attribué le rôle "utilisateur externe". 

Remarques 

Si vous laissez cette liste vide, par défaut ,toute personne inscrite sera considéré comme "Utilisateur" et non "Utilisateur externe".

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