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Créer et suivre un flux de travail - Base de connaissances / Valider et signer vos documents - Support NetExplorer

Créer et suivre un flux de travail

Créer et suivre un flux de travail

Lancez vos demandes de validation au format numérique, gagnez en productivité et en sécurité.





NB :  Le flux de travail est disponible à partir des offres 2k19. Si vous n'avez pas accès aux flux de travail, renseignez-vous auprès de votre administrateur de plateforme


Le flux de travail en quelques mots

Il permet la validation en interne, ou la signature par apposition d'un cachet sur le document. Cette fonctionnalité s'inscrit dans la dématérialisation et facilite vos démarches, qu'elles soient de nature personnelle, commerciale ou officielle.

Le flux de travail est tel le flux d'une rivière qui va passer d'un signataire à l'autre, dans le sens où les signataires auront été ajoutés, soit dans le sens suivant :

Créateur > signataire 1 > signataire 2 > signataire 3

Ainsi, le signataire 2 ne recevra pas de notification tant que le signataire 1 n'aura pas signé le document.


Ainsi vous pouvez créer facilement et en quelques clics : 

  • une demande de validation simple (1 fichier), possible sur tous les types de fichiers
  • une validation multiple (plusieurs fichiers), possible sur tous les types de fichiers
  • une demande de signature numérique, possible uniquement sur document PDF
  • une demande de signature certifiée par un tiers de confiance (certification eIDAS simple ou avancée), possible uniquement sur document PDF

La signature eIDAS demande une validation par SMS, la signature eIDAS avancée nécessitera également une copie numérique de pièce d'identité européenne, passeport ou titre de séjour.


Créer un flux de travail

Il existe 2 grandes familles de flux, les validations et les signatures, qui comprennent un cachet apposé pour recevoir une signature tracée avec votre souris ou un fichier image qu'on vous proposera d'insérer. Voir plus de détails dans la page Valider un flux de travail


1. Validation simple ou multiple

Choisissez votre fichier et faites clic droit/flux de travail, puis choisissez le type de flux en fonction de vos besoins.

Pour une validation, sélectionnez un ou plusieurs fichiers pour envoyer au décideur concerné.

 


ou 

  • Repérez votre fichier et faites un clic-droit pour sélectionner Détails.
  • L'onglet FLUX DE TRAVAIL vous permet d'ajouter un flux de travail et la tache de validation de document


puis


2. Signature numérique ou eIDAS, simple ou multiple (collecte de signatures)

Dans le cas d'une signature numérique, le processus comprend quelques étapes supplémentaires, et on peut envoyer un ou plusieurs document par flux par souci de sécurité.

Sélectionnez votre/vos documents pdf, faites clic droit/flux de travail et choisissez "signature de document".



Dans le cas ou vous souhaitez rajouter d'autres documents en signature, vous pouvez les faire glisser vers le cadre, dans la limite de 15Mo par collecte de signatures.



Puis, choisissez si vous souhaitez signer ou faire signer le(s) document(s).



Sélectionner votre type de signature, numérisée ou eIDAS


2.1 Sélectionnez le ou les destinataire(s)

Utilisez soit l'identifiant pour un utilisateur existant sur la plateforme, soit l'adresse mail pour un collaborateur externe et ajoutez le avec


Vous pouvez avoir plusieurs utilisateurs :


2.2 Signature numérisée ou eIDAS : position des cachets

Cliquer sur le bouton vert pour définir la position des signatures

Puis sélectionner si vous voulez un cachet simple ou avec texte, et faire un glisser-déposer du cachet vers le document (clic maintenu sur le cachet et lâché sur la page).




Si vous avez sélectionné plusieurs documents dans le cadre d'une collecte de signatures, vous aurez cette vue, dans laquelle vous retrouvez bien vos documents sur la gauche.

 

Il faudra donc aller positionner les cachets sur tous les documents de votre collecte.


Afin de ne rien oublier, nous avons mis en place un système  de pastilles qui indiquent si tous les cachets de signature sont bien placés dans le document.


Ainsi, la pastille “horloge” indique que le document est en attente de placement de tous les cachets de signature.


Quant à la pastille “tick vert”, elle indique que le document est correctement configuré et contient bien l’ensemble des cachets de signature (minimum 1 cachet de signature par signataire).



Un cachet par document suffit, une signature numérique ne demande pas de paraphe ou de signature sur chaque page.


Ensuite, cliquer sur valider afin de finaliser l'envoi. 


2.3 Envoyer l'invitation aux destinataires

Une fois le ou les utilisateurs choisis, il suffit de faire  

Vous aurez le récapitulatif des utilisateurs qui recevront un email contenant un lien pour la validation du document. Il est possible de mettre un commentaire 

et de faire un aperçu du mail.

Puis cliquez sur


Principe de flux et suivi

Le 1er signataire de votre liste recevra un email sous la forme suivante, l'invitant à valider ou signer le document.


Les destinataires recevront l'invitation à signer ou valider en fonction de l'ordre dans lequel vous les aurez renseignés dans le formulaire de création.

Aussi, le 1er dans la liste devra signer pour que l'email soit envoyé au signataire suivant, et ainsi de suite.

Si vous faites partie des signataires, vous trouverez le tutoriel pour signer un document sur la page Valider un flux de travail


Cas particulier 

Si vous avez coché la case "recevoir une copie du document", vous recevrez un email vous indiquant que le document est disponible.


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