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Les espaces - Base de connaissances / Plateforme Web NetExplorer / Bonnes pratiques - Support NetExplorer

Les espaces

Dans la colonne de gauche, vous trouverez la zone dédiée aux répertoires sous DOCUMENTS,  elle a été segmentée entre 3 espaces :

  • L’« Espace privé » si activé par l'administrateur. : Cette zone privative est propre à l'utilisateur connecté. Chaque utilisateur dispose d'un espace privé personnel qui lui est dédié. Les documents et dossiers qui y sont contenus restent confidentiels et non accessibles par les administrateurs afin d'être en accord avec le RGPD.
  • L’« Espace entreprise »:  zone de partage contrôlée par les administrateurs, avec par défaut, un dossier "Commun" accessible à tous les utilisateurs de la plateforme.
  • L'espace « Partagés avec vous » qui apparaît lorsque l'utilisateur a été invité dans des dossiers ou que les droits ont été mis sur l'utilisateur et non via un groupe auquel il appartient.

 

Ce paragraphe est réservé aux administrateurs de la plateforme

Comment activer l’« Espace privé » ?

Chaque utilisateur dispose de tous les droits dans son espace privé (lire, écrire, inviter). Ainsi, les utilisateurs sont totalement autonomes.

Pour configurer les espaces privés:

  • Rendez-vous sur votre plateforme NetExplorer,
  • Dans la rubrique Configuration, onglet FONCTIONNALITÉS, repérez la première option Espace privé.
  • Cliquez sur

  • Activez ou désactivez les espaces privés.
  • Choisissez des groupes qui auront le droit de bénéficier d’un espace privé
  • Appliquez, si besoin,  un quota par espace privé (exemple : 10 Go par espace privé).
  • Si vous appliquez un quota d'espace, vous pourrez ensuite personnaliser le volume maximum pour chaque groupe en éditant via le bouton

Dans l’onglet « Configuration » - « Fonctionnalités, vous retrouvez le paramètre share_on_private_spaces, par défaut actif, qui permet ou non aux utilisateurs d'inviter des collaborateurs sur des dossiers de leur espace privé.
Lorsqu'un utilisateur invite sur un dossier de son espace privé, un pictogramme montre qu'il est partagé.

 

L’« Espace entreprise » ?

Dans l'espace entreprise, l'administrateur peut créer de nouveaux dossiers racine, au même niveau que le dossier "Documents", déjà présent, en effectuant un clic droit dans la zone.

 

Pourquoi des répertoires identiques sont dans l’« Espace entreprise » et dans l'espace « Partagés avec vous » ?

Dans cet exemple, le répertoire "Marketing" se retrouve dans l’« Espace entreprise » et l'espace « Partagés avec vous ».
 L'utilisateur a été invité sur ce dossier et donc, des droits ont été mis directement sur l'utilisateur.
 
Ces répertoires ne sont pas dupliqués.
Comme l'utilisateur a des droits par le groupe Administrateur, cela apparait aussi dans l'espace Entreprise
L'affichage de cet espace « Partagés avec vous » permet d'avoir une présentation rapide, pour l'utilisateur, des dossiers, sur lesquels il est directement concerné.
L'utilisateur aura aussi la possibilité de retirer ses droits sur ces dossiers, s’il ne souhaite plus en faire partie. Ils ne seront alors plus visibles dans cette zone.