Choisissez comment vous allez envoyer vos documents en signature
Sélectionnez l’option de signature
Lors d’une signature numérique, le processus se déroule en plusieurs étapes et permet d’envoyer un ou plusieurs documents en une seule fois.
Pour commencer, sélectionnez le ou les documents PDF concernés, faites un clic droit, puis choisissez l’option « Signature de document ». Pour information, la taille maximale autorisée pour un PDF à signer est de 50 Mo.
Les modes de signature
Il faudra ensuite sélectionner le mode de signature, c’est-à-dire la façon dont le document sera envoyé aux signataires.
• Signature séquencée : les signataires reçoivent le document l’un après l’autre, dans un ordre défini.
• Signature simultanée : tous les signataires reçoivent le document en même temps.
• Signature de masse : chaque signataire reçoit et signe sa propre version du document, de manière indépendante.
Choisir le niveau de signature eIDAS
Une fois le mode de signature sélectionné (lien vers la page de sélection), une fenêtre s’affiche, vous permettant de choisir un niveau de signature, en fonction de vos besoins.
Voici donc les 3 niveaux de signature que vous pourrez sélectionner :
• Signature eIDAS simple : sans procédure particulière, adaptée aux documents ne nécessitant pas un haut niveau de sécurité.
• Signature eIDAS avancée : la signature s’effectue à l’aide d’une carte d’identité, permettant de vérifier l’identité du signataire ainsi que le numéro de téléphone du signataire.
• Signature eIDAS qualifiée : il s’agit du niveau de sécurité le plus élevé. Elle nécessite, bien sûr, un numéro de téléphone mais également, une carte d’identité ainsi qu’une vérification par vidéo, via un smartphone, afin de confirmer que le signataire est bien le titulaire du document d’identification.
Paramétrer votre document pour signature
Après l’enregistrement du niveau de signature, vous accédez à la configuration, à proprement dit, de la signature sur le document, ainsi qu’à d’autres options que nous détaillerons ci-dessous.
Cette fenêtre permet de visualiser les documents sélectionnés.
Cette fenêtre permet d’identifier le type de signature et de paramétrer le nombre de jours pour les relances automatiques de vos signataires.
Ce bouton permet d’ajouter des documents issus de la plateforme pour signature, via une fenêtre d’exploration de la plateforme.
Ce bouton permet de renommer ou de supprimer le document.
Ce bouton permet d’ajouter les initiales du signataire, en pied de page, sur le document.
Cette zone permet d’ajouter, modifier ou supprimer un approbateur. L’approbateur peut valider ou refuser le flux avant l’envoi du document pour signature par e-mail.
Cette zone permet d’ajouter des signataires (voir les explications détaillées des points 9 à 12 sur la capture d’écran).
Ce bouton permet d’envoyer le document par e-mail pour signature.
Ce bouton permet d’ajouter des signataires au document à partir d’une liste de contacts prédéfinie.
Ce bouton permet de positionner le cartouche de signature sur le document.
Ce bouton permet de positionner le cartouche « case à cocher » sur le document. La case à cocher sert à valider l’accord en plus de la signature.
Ce bouton permet de positionner le cartouche de texte sur le document. Cela permet au signataire d’insérer des informations directement sur le document
Ce bouton permet d’ajouter ou de supprimer des signataires sur le document.
Envoyer votre document en signature
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Envoyer », une fenêtre récapitulative s’affiche. Elle vous permet de visualiser les approbateurs du flux de signature (le cas échéant) ainsi que les signataires. Vous avez également la possibilité d’ajouter des personnes en copie afin de suivre l’avancement de la demande et de télécharger le document signé.