Quels éléments pouvez-vous partager ?

NetExplorer Share vous permet de transférer des documents depuis :

• Vos éléments locaux : disque dur interne, externe, clé usb ou vos portails ;

• D’autres providers Cloud tels que :

  • SharePoint

  • Google Drive

  • Box

  • Dropbox

Comment partager des éléments ?

Depuis votre plateforme NetExplorer, vous souhaitez envoyer un ou plusieurs documents, présents, sur votre machine.

Cliquez sur  afin de créer votre partage, la fenêtre ci-dessous s’ouvre :

Vous allez pouvoir ajouter les éléments à inclure dans votre envoi.

Ces éléments vont provenir de :

1. Votre ordinateur (disque local, clé USB ou disque dur externe).

2. Vos Portails 

3. Votre espace SharePoint 

4. Votre espace Google Drive 

5. Votre espace Box

6. Votre espace Dropbox 

Selon le type d’envoi à effectuer, vous pourrez choisir d’ajouter un ou plusieurs fichiers, un ou plusieurs dossiers et même sélectionner plusieurs providers.

Choisissez le type d’envoi que vous souhaitez faire

Votre plateforme vous permet de faire 2 types d’envois :

• Par Email : le lien de partage est alors géré jusqu’à l’envoi du message.

• Par Lien : le lien est alors créé, charge à vous de le délivrer.

Les différents partages possibles

Lorsque vous allez effectuer des partages d’éléments, vous trouverez les fenêtres d’accès suivantes, pour vous permettre d’accéder à ce que vous souhaitez transférer.

• Depuis mon espace local :

1. Ce bouton vous permet d’ajouter des fichiers issus de vos accès locaux

2. Ce bouton vous permet d’ajouter des dossiers issus de vos accès locaux

3. Vous pouvez également glisser/déposer, dans cette zone, des fichiers et dossiers,

• Depuis mes Portails

1. Sélectionnez le ou les portails ciblés

2. Sélectionnez le ou les fichier(s)/dossier(s) que vous souhaitez partager

• Depuis SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox

1. Ce bouton vous permet de naviguer et changer le provider souhaité

2. Ce bouton ouvre un explorateur de fichier au sein de votre provider (ici sous SharePoint).

Paramétrer votre envoi

Vous allez maintenant avoir la possibilité de paramétrer différents éléments, au sein même de l’envoi que vous venez de créer.

Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton  :

Vous arrivez sur l’écran suivant :
Cette fenêtre va vous permettre différents paramétrages :

1. Le nom de votre partage : nommez votre partage pour plus de visibilité dans votre tableau d’envoi.

2. La date d’expiration : modifiable dans la limite autorisée par votre offre et/ou par l’administrateur de votre plateforme

3. Protection : 2 possibilités :

• Par SMS : renseignez le ou les numéros de portables nécessaires

• Par mot de passe : créez un mot de passe ou demandez à votre plateforme de le générer. Il vous suffit ensuite de le transmettre aux destinataires par un autre moyen

4. Mettre en place un téléchargement unique : supprime le lien, dès lors que l’élément est téléchargé (ne fonctionne qu’avec des droits de téléchargement simples, sur le lien).

Une fois terminé, pensez à enregistrer les réglages.

Modifier le message 

Durant toute la phase de création du lien, vous pouvez modifier le corps du mail qui sera envoyé à vos destinataires, en cliquant sur le bouton  

Choisir le type d'envoi

 Sélectionnez le type de partage, que vous souhaitez effectuer :

• Aperçu seulement : permettra à vos destinataires d’ouvrir un aperçu simple (via web) des fichiers que vous partagez

• Téléchargement seulement : permettra à vos destinataires de télécharger les éléments partagés (ce choix peut vous donner également la possibilité d’activer le téléchargement unique)

• Aperçu et téléchargement : permettra à vos destinataires d’ouvrir un aperçu ou de télécharger le contenu des éléments que vous partagez (option activée par défaut).

Partage par Email 

Pour sécuriser au maximum vos partages, l’envoi par Email est fortement recommandé.

Chaque lien sera associé à l’adresse mail du destinataire, et sera ainsi tracé dans les événements. 

Si vous partagez avec plusieurs destinataires, chacun d’entre eux recevra un lien différent, permettant ainsi de distinguer les différents accès.

Commencez par cliquer sur le bouton 

La fenêtre suivante s’ouvre et vous permet d’ajouter des destinataires :

Pour chaque adresse ajoutée, il vous faut cliquer sur la suggestion en dessous de la zone d’écriture afin de valider la saisie (montrée ci-dessous par la flèche verte).

Une fois validée, vous obtenez une confirmation d’ajout, comme montré dans l’encadré ci-dessous.

Puis, cliquez sur  : l’écran principal du partage se met à jour.

 Ci-dessus, on voit qu’une protection par SMS a été ajoutée, il faut donc renseigner un numéro (fictif sur l’image), attention à la validité du numéro entré. 

Vérifier et valider l'envoi : Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez cliquer sur le bouton  en bas à gauche, afin de vérifier si vos éléments sont corrects, puis cliquer sur le bouton en bas à droite pour envoyer le lien de partage à vos destinataires.

Partage par lien direct

Si vous avez sélectionné la création d’un lien, par exemple pour l’intégrer dans un autre outil tel qu’un service de messagerie, la partie relative au partage par email disparaît alors et fait place à un lien que vous pouvez copier, puis coller dans l’outil de votre choix. 

La configuration du paramétrage du lien est la même que celle proposée par Email, excepté pour la protection par SMS qui n’est pas faisable.

Informations, suivi, activité des liens 

Pour en savoir plus sur l’activité de vos liens, dans le menu montré ci-dessus, cliquez, en bout de ligne, sur  pour ouvrir le menu déroulant ci-dessous :

Vous pouvez alors choisir :

1. Afficher l’onglet informations

2. Supprimer le partage 

Informations 

L’onglet informations est le point de départ d’un ensemble de 3 onglets détaillés ci-dessous.

Vous y trouvez un rappel des informations sur le partage effectué.

Voici, par exemple, une présentation pour un mail d’envoi :

Le bouton « Voir détails » vous permet de vérifier les éléments intégrés à votre partage et leur provenance.

Le bouton « Télécharger la preuve », vous permet de récupérer un fichier PDF permettant d’avoir un extract PDF des éléments de partage que vous avez effectués, exemple ci-dessous.

Paramètres

L’onglet Paramètres vous permet d’éditer la configuration qui a été créée, lors de la conception du lien ou du mail.

Pour votre mail, cela pourrait donner :

1. Changer la date d’expiration, suivant la configuration effectuée par l’administrateur.

2. Le type d’accès, si vous souhaitez modifier les action réalisables sur votre lien.

3. L’accusé de téléchargement, qui vous permettra de recevoir un mail lors du (des) téléchargement(s) effectués par votre(vos) destinataire(s).

4. Modifier la protection, soit en substituant une méthode par une autre ou en ajoutant une protection non existante.

Activité 

L’onglet activité vous permet de suivre les actions effectuées sur les liens que vous avez créés. 

Cet écran n’existe pas pour les liens de dépôt. 

• L’icône vous montre le nombre d’aperçus effectués sur le ou les fichiers partagés.

• L’icônevous montre le nombre de téléchargement effectif sur votre partage.