Les droits d'accès sont un élément primordial dans la configuration de votre plateforme, ils permettent en effet de définir quels utilisateurs ou groupes peuvent accéder aux différents espaces de votre plateforme.
Exception faite des espaces privés qui sont strictement privés au sens légal du terme (réglementation RGPD), la gestion des droits s'applique à tout dossier au sein de l'espace entreprise. Accéder à l'article complet sur les espaces
Cette page est réservée aux administrateurs de la plateforme
Ajouter les accès
Le paramétrage des droits d'accès se fait avec un compte administrateur, par simple clic droit sur un dossier et via le menu détails.
Puis, vous y accédez via le bouton à droite du nom de dossier, et au menu "Gérer les droits d'accès".
Il est fortement déconseillé de gérer les droits à partir de l'onglet "équipe", qui est réservé à l'usage des utilisateurs non-administrateurs et souhaitent donner un accès à un ou plusieurs collaborateurs.
En effet, cela génère un dossier racine dans le volet de navigation sur la gauche, au sein de la rubrique"partagé avec vous", et fausse la perception de l'arborescence des dossiers.
Pour plus d'informations, voir la page Les invitations à collaborer
Attribuer les dossiers aux utilisateurs ou groupes désirés
Définir le type de droits souhaités
définir si les droits doivent être appliqués avec ou sans propagation dans les sous-dossiers.
Restreindre ou augmenter un droit entre le groupe et l'individu
Les droits peuvent être affinés pour augmenter ou réduire les droits entre un individu et son groupe
En effet, le droit nominatif est prioritaire sur le droit de groupe, en cas de conflit c'est le premier qui s'applique.
Bien que membre du groupe Service Commercial, Arnaud Dupond aura donc des droits limités sur ce dossier.
À l'inverse, on peut choisir de limiter les droits du groupe mais étendre les droits de l'individu. Ici, Arnaud Dupond aura des droits supplémentaires par rapport à ses collaborateurs du groupe Service Commercial.
Remarques
Par défaut, les droits appliqués sur un dossier sont hérités automatiquement dans les sous-dossiers. C'est le principe d'héritage des droits, qui est la norme en informatique.
Exception : si vous effectuez une copie ou un déplacement d'un dossier vers un autre, vous pouvez activer certaines options afin de ne pas modifier les droits des éléments copiés/déplacés. (preserve rights on move/on copy)
Explication des paramètres "preserve rights"
Preserve_rights_on_copy > copie de dossier
Cette option conserve les droits d'un dossier dans le cadre d'une copie, quels que soient les droits du dossiers de destination, l'élément collé n'héritera pas des droits du dossier parent de destination.
Preserve_rights_on_move > déplacement de dossier
Cette option conserve les droits d'un dossier dans le cadre d'un déplacement, quels que soient les droits du dossiers de destination, l'élément déplacé n'héritera pas des droits du dossier parent de destination.
1. Vous souhaitez réorganiser vos dossiers sans toucher aux droits en cours. Dans ce cas il est conseillé d'activer l'option preserve_rights_on_move (déplacement) pour permettre un déplacement des dossiers sans modification des droits.
2. Vous souhaitez transférer des dossiers vers un autre emplacement (déplacement) sur lequel les droits sont différents (exemple : un dossier client partant du service commercial vers le service comptabilité). Dans ce cas, il est préférable de désactiver l'option preserve_rights_on_move, faute de quoi les droits sur ce dossiers seront conservés et le service comptabilité n'obtiendra pas les droits.
3. Si vous effectuez une copie des dossiers et souhaitez conserver les droits appliqués sur les éléments, il vous faudra activer l'option "preserve_rights_on_copy". Si vous souhaitez que les éléments collés à un autre emplacement héritent des droits du dossier de destination, il faudra désactiver cette option.
Cas particulier : Les invitations à collaborer, qui se font depuis l'onglet équipe, attribuent des droits de manière rapide dans le dossier en cours et de façon récursive (propagation des droits dans les sous-dossiers).
Cette méthode est adaptée au partage par les utilisateurs ayant le droit de partager, au bénéfice d'un autre utilisateur interne ou externe. (share internal/external)