Les droits d'accès sont un élément primordial dans la configuration de votre plateforme, ils permettent en effet de définir quels utilisateurs ou groupes peuvent accéder aux différents espaces de votre plateforme.
Exception faite des espaces privés qui sont strictement privés au sens légal du terme (réglementation RGPD), la gestion des droits s'applique à tout dossier au sein de l'espace entreprise. Accéder à l'article complet sur les espaces
Ajouter les accès
Le paramétrage des droits d'accès se fait avec un compte administrateur, par simple clic droit sur un dossier et via le menu
Dans la colonne de droite, accédez au bouton à droite du nom de dossier, puis au menu
Il est déconseillé de gérer les droits à partir de l'onglet "équipe", qui est réservé à l'usage des utilisateurs non-administrateurs et souhaitent donner un accès à un ou plusieurs collaborateurs.
Pour plus d'informations, voir la page Les invitations à collaborer
Attribuer les dossiers aux utilisateurs ou groupes désirés
La fenêtre de gestion des droits d'accès va donc vous permettre d'ajouter ou supprimer des utilisateurs ou des groupes, sur un accès dossier, nous allons voir comment faire cela
Dans la fenêtre, il me suffit simplement de cliquer sur le bouton pour sélectionner l'utilisateur ou le groupe à qui je souhaite attribuer des droits
Ici, je peux choisir de ne sélectionner que les utilisateurs ou les groupes, et lancer une recherche, sur un utilisateur ou groupe ciblé.
Définir le type de droits souhaités
Une fois mon utilisateur ou groupe ciblé trouvé, il ne me reste plus qu'à adapter les droits que je souhaite leur attribuer.
Par défaut, l'ajout d'un utilisateur ou d'un groupe, donne de droit de lecture (navigation, aperçu, téléchargement). Si je souhaite augmenter ou diminuer ces droits, je vais pouvoir interargir sur ma fenêtre, ci-dessous
1er exemple : je souihaite donner des droits de navigation et aperçu uniquement à mon nouvel utilisateur
Pour valider ces paramètres, je clique sur le bouton
2nd exemple: Je souhaite donner tous les droits à mon utilisateur, excepté le droit d'inviter
Ainsi j'ai adapté mes droits aux besoins d'accès de mon utilisateur ou de mon groupe.
Là encore, je n'oublie pas de
Différences entre le droit de groupe et le droit de l'individu
En effet, le droit nominatif (droit attribué à l'utilisateur directement) est prioritaire sur le droit de groupe, en cas de conflit c'est le premier qui s'applique.
1er exemple : bien que membre du groupe Service RH, Boris aura des droits limités sur ce dossier (impossible pour lui d'inviter ou supprimer mais également de télécharger)
À l'inverse, on peut choisir de limiter les droits du groupe mais étendre les droits de l'individu.
2nd exemple : Ici, les droits du service RH sont restreints et je souhaite donner plus de droits à Gertrude
Remarques
Par défaut, les droits appliqués sur un dossier sont hérités automatiquement dans les sous-dossiers. C'est le principe d'héritage des droits, qui est la norme en informatique.
Exception : si vous effectuez une copie ou un déplacement d'un dossier vers un autre, vous pouvez activer certaines options afin de ne pas modifier les droits des éléments copiés/déplacés. (Conserver les droits lors de la copie ou Préserver les droits lors des déplacements)
Explication des paramètres de préservation des droits :
Conserver les droits lors de la copie :
Cette option conserve les droits d'un dossier dans le cadre d'une copie, quels que soient les droits du dossiers de destination, l'élément collé n'héritera pas des droits du dossier parent de destination.
Préserver les droits lors des déplacements :
Cette option conserve les droits d'un dossier dans le cadre d'un déplacement, quels que soient les droits du dossiers de destination, l'élément déplacé n'héritera pas des droits du dossier parent de destination.
1. Vous souhaitez réorganiser vos dossiers sans toucher aux droits en cours. Dans ce cas il est conseillé d'activer l'option Préserver les droits lors du déplacement pour permettre un déplacement des dossiers sans modification des droits.
2. Vous souhaitez transférer des dossiers vers un autre emplacement (déplacement) sur lequel les droits sont différents (exemple : un dossier client partant du service commercial vers le service comptabilité). Dans ce cas, il est préférable de désactiver l'option Préserver les droits lors du déplacement, faute de quoi les droits sur ce dossiers seront conservés et le service comptabilité n'obtiendra pas les droits.
3. Si vous effectuez une copie des dossiers et souhaitez conserver les droits appliqués sur les éléments, il vous faudra activer l'option Conserver les droits lors de la copie. Si vous souhaitez que les éléments collés à un autre emplacement héritent des droits du dossier de destination, il faudra désactiver cette option.
Cas particulier : Les invitations à collaborer, qui se font depuis l'onglet équipe, attribuent des droits de manière rapide, dans le dossier en cours et de façon récursive (propagation des droits dans les sous-dossiers).
Cette méthode est adaptée au partage par les utilisateurs ayant le droit de partager, au bénéfice d'un autre utilisateur interne ou externe